Asystentka biura – opis stanowiska i zakres obowiązków

18 kwietnia 2019

Asystentka biura jest jego wizytówką. Musi wyglądać profesjonalnie, czyli nosić garsonki lub strój biurowy (bluzkę koszulową, marynarkę, spódnicę, buty na niewysokim obcasie). Niewskazany jest wyzywający makijaż i nadmiar biżuterii. Asystentka biura jest osobą stonowaną, dyskretną, nie zdradza tajemnic. Zachowuje wiele rzeczy dla siebie i pracuje bardzo solidnie.

 

Najważniejsze cechy asystentki to:

* pracowitość;

* dyskrecja;

* dążenie do doskonalenia siebie;

* zdolności organizacyjne i interpersonalne;

* logiczne myślenie oraz analityczne podejście do zagadnień i problemów;

* umiejętność wykonywania wielu obowiązków w tej samej chwili, czyli multitasking;

* zdolność porozumiewania się w dwóch językach obcych;

* perfekcyjna znajomość języka ojczystego;

* cierpliwość;

*kultura osobista;

* pro-klienckie podejście do osób odwiedzających firmę.

 

Zakres obowiązków asystentki jest bardzo szeroki, profesjonalna asystentka obsługuje biuro w wielu aspektach:

* dba o zakupy biurowe i spożywcze;

* odbiera telefony;

* przygotowuje pisma oraz notatki;

* wspomaga pracę szefa, czasami podejmuje decyzje w jakimś zakresie, zleconym jej przez przełożonego;

*częstuje gości kawą i herbatą;

* dba o wygląd biura, dokupuje elementy wystroju, nieraz wybiera odpowiednie umeblowanie, zamawia remonty oraz dba o ogólną estetykę biura;

*czasami jest asystentką biura, działu, wydziału, nieraz także zarządu;

* tłumaczy pisma na języki obce;

* sporządza raporty oraz różnorodne dokumenty;

* protokołuje spotkania oraz zebrania;

* prowadzi kalendarz, umawia spotkania biznesowe, przygotowuje salę na takie spotkania, zapewniając kawę, herbatę, ciastka – czasami asystentka ma do pomocy sekretarkę lub nawet dwie-trzy osoby;

* filtruje i sprawdza przetwarzane informacje;

* zbiera dane i przetwarza je;

* zajmuje się archiwizacją firmowej dokumentacji;

* organizuje podróże służbowe, kupuje bilety lotnicze i kolejowe, rezerwuje hotele;

* przygotowuje dokumenty delegacyjne oraz organizuje zaliczki na taki wyjazd.

Niektóre asystentki mają mniej odpowiedzialną prace, inne natomiast są traktowane niemal jak dyrektorki. Wszystko zależy od wiedzy, wykształcenia, tego, jakim zaufaniem zarząd obdarza taką asystentkę. Osoba pracująca w tym zawodzie musi być gotowa do pracy po godzinach, ponieważ taki jest charakter jej pracy. Czasami opuszcza biuro po 10 godzinach, nieraz po 12 godzinach, czasami pracuje w weekendy, nieraz nie może wziąć urlopu wtedy, gdy jest to jej potrzebne. Praca asystentki nie jest monotonna i nużąca, daje wiele możliwości, obecnie jest dość dobrze opłacana – można zarobić nawet 10 000 złotych, jednak praca wymaga pełnego zaangażowania, nieraz gotowości do podjęcia podróży służbowych. Asystentka jest osobą zaufaną zarządu lub dyrektorów firmy, nie może plotkować, musi zachować dla siebie to, co słyszy w firmie. Osoby gadatliwe i nie należące do dyskretnych nie nadają się do takiej pracy, powinny znaleźć inne zatrudnienie.

Podsumowując, asystentka biura to praca dla osób lubiących pracę i ludzi, gotowych do podejmowania częstych wyzwań.