Asystentka zarządu – zakres obowiązków

28 maja 2015

Niektórzy mylą asystentkę z sekretarką. A to są przecież zupełnie dwa różne stanowiska. Asystentka ma o wiele szersze kompetencje, od swojego szefa otrzymuje też o wiele poważniejsze zadania. Osoba pracująca na tym stanowisku musi być świetnie wykształcona. Nieodzowna jest znajomość języków obcych. Musi być dokładna, systematyczna, radzić sobie z pracą pod silną presją.

Oto przykładowy zakres obowiązków asystentki zarządu:

– Dbałość o dobre imię i prestiż firmy,

– Rzetelne i efektywne wykonywanie obowiązków,

– Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,

– Ścisłe i terminowe rozliczanie się z powierzanych zadań,

– Przestrzeganie ustalonego w firmie regulaminu pracy,

– Przestrzeganie przepisów i zasad w zakresie bhp i p. poż.

– Należyta dbałość o mienie firmy i miejsce pracy,

– Przestrzeganie tajemnicy służbowej,

– Kształtowanie właściwej atmosfery w pracy,

– Organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu – kancelarii firmy,

– Rzetelne prowadzeni zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy,

– Koordynowanie agendy Prezesa Zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów,

– Zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych,

– Monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie wyznaczonych interesantów,

– Przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu,

– Przygotowywanie i prowadzenie prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu i jego gości,

– Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego,

– Dbałość o stałą sprawność środków do pracy,

– Dbałość o gabinet Prezesa Zarządu i jego otoczenie,

– Organizacja i obsługa posiedzeń Zarządu, Rady Nadzorczej oraz Walnych Zgromadzeń Akcjonariuszy,

– Koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami,

– Prowadzenie spraw związanych z zagadnieniami PR i marketingu firmy w tym administrowanie materiałami reklamowymi,

– Zamawianie pieczęci Spółki oraz prowadzenie ich ewidencji, -Nadzorowanie i odbiór korespondencji pocztowej,

– Przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.