Jak należy prowadzić akta osobowe pracownika

16 kwietnia 2015

Na podstawie art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu Pracy został na pracodawcę nałożony obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten został szczegółowa uregulowany w rozporządzaniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Pracodawca zgodnie z w/w rozporządzeniem zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika:
– akta osobowe,
– kartę ewidencji czasu pracy,
– imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę innych świadczeń związanych z pracą,
– kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
– kartę wypłat ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części: A, B i C, każda z nich została dokładnie opisana, szczegółowo określono jakie dokumenty powinny się w nich znajdować.

W części A powinny znajdować się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, m. in:
– kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
– odpisy świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy,
– odpisy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania danej pracy,
– orzeczenie lekarskie, które stwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
– inne dokumenty uprawniające do korzystania ze szczególnych praw z zakresu stosunku pracy (np. orzeczenie o niepełnosprawności).

Z kolei w części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz samego przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym np.:
– kwestionariusz osobowy pracownika,
– umowa o pracę (w przypadku braku umowy pisemnej, należy mieć potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków),
– zakres obowiązków (dodatkowe określenie zadań dla pracownika),
– pisemne potwierdzenie znajomości przepisów prawa wewnątrzzakładowego,
– zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
– oświadczenie o zamiarze lub jego braku korzystania ze zwolnienia od pracy na 2 dni w stosunku do pracownika wychowującego przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat,
– dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub o wyliczenia się,
– orzeczenia lekarskie z badań okresowych i kontrolnych,
– dokumenty związane z przyznaniem nagrody, wyróżnienia, czy wymierzenia kary porządkowej pracownikowi.

Natomiast w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np.:
– oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
– kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
– umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli została zawarta.
Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Powinny one być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane.

Prawo do wglądu do akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy mają: pracodawca, pracownik, organizacja związkowa (na jej żądanie pracodawca ma obowiązek udzielić informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania), społeczny inspektor pracy (kontroluje przestrzeganie przepisów prawa pracy, ma prawo żądać informacji i okazania dokumentów w sprawach należących do jego kompetencji), Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy oraz przedstawiciel wojewody (kontroluje przestrzeganie przepisów o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu).

Podstawa prawna:
1. Art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j. t. Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).