Zakres obowiązków pracownika administracyjnego

6 maja 2015

Pracownik administracyjny koordynuje wszelkie czynności związane z bezusterkowym funkcjonowaniem biura.

Do zadań pracownika administracyjnego należą:

– bieżąca obsługa sekretariatu pod względem administracyjnym,

– prowadzenie rejestru pism przychodzących i wychodzących – nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,

– prowadzenie dokumentacji kancelaryjnej,

– prowadzenie korespondencji z partnerami zagranicznymi,

– ewidencja akt osobowych pracowników – prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników,

– przygotowanie raportów personalnych,

– ewidencja czasu pracy i zatrudnienia, naliczanie list płac,

– wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu,

– przygotowanie dokumentów do ZUS,

– współpraca z biurem rachunkowym – sporządzanie dokumentów finansowych dla księgowości zgodnie z procedurami,

– przygotowanie raportów kasowych,

– prowadzenie kalendarza spotkań,

– organizowanie delegacji i wyjazdów służbowych – krajowych i zagranicznych,

– przygotowanie narad, konferencji, spotkań pod względem obsługi technicznej – zapewnienie niezbędnych dokumentów, materiałów, zawiadomienie uczestników, zorganizowanie poczęstunku,

– sporządzanie protokołów i sprawozdań z posiedzeń,

– obsługa kontrahentów firmy,

– udostępnianie dokumentów klientom wewnętrznym i zewnętrznym,

– przygotowanie wstępnych pism, sprawozdań dla Zarządu,

– udzielanie informacji pracownikom oraz interesantom,

– wsparcie przy koordynacji kontraktów,

– pośredniczenie w przekazywaniu informacji pomiędzy działami oraz pomiędzy pracownikami a dyrekcją,

– dbanie o sprawny przepływ informacji w przedsiębiorstwie,

– reprezentowanie firmy na zewnątrz – dbanie o dobry wizerunek firmy,

– obsługa urządzeń biurowych – telefon, komputer, fax, kopiarka,

– archiwizacja i przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,

– współpraca z pracownikiem gospodarczym,

– organizowanie prac związanych z konserwacją sprzętu, urządzeń,

– nadzór nad zaopatrzeniem sekretariatu w niezbędne materiały oraz artykuły biurowe,

– kontrola i analizowanie stanu zapasów.