Niektórzy mylą asystentkę z sekretarką. A to są przecież zupełnie dwa różne stanowiska. Asystentka ma o wiele szersze kompetencje, od swojego szefa otrzymuje też o wiele poważniejsze zadania. Osoba pracująca na tym stanowisku musi być świetnie wykształcona. Nieodzowna jest znajomość języków obcych. Musi być dokładna, systematyczna, radzić sobie z pracą pod silną presją.
Oto przykładowy zakres obowiązków asystentki zarządu:
– Dbałość o dobre imię i prestiż firmy,
– Rzetelne i efektywne wykonywanie obowiązków,
– Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,
– Ścisłe i terminowe rozliczanie się z powierzanych zadań,
– Przestrzeganie ustalonego w firmie regulaminu pracy,
– Przestrzeganie przepisów i zasad w zakresie bhp i p. poż.
– Należyta dbałość o mienie firmy i miejsce pracy,
– Przestrzeganie tajemnicy służbowej,
– Kształtowanie właściwej atmosfery w pracy,
– Organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu – kancelarii firmy,
– Rzetelne prowadzeni zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy,
– Koordynowanie agendy Prezesa Zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów,
– Zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych,
– Monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie wyznaczonych interesantów,
– Przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu,
– Przygotowywanie i prowadzenie prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu i jego gości,
– Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego,
– Dbałość o stałą sprawność środków do pracy,
– Dbałość o gabinet Prezesa Zarządu i jego otoczenie,
– Organizacja i obsługa posiedzeń Zarządu, Rady Nadzorczej oraz Walnych Zgromadzeń Akcjonariuszy,
– Koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami,
– Prowadzenie spraw związanych z zagadnieniami PR i marketingu firmy w tym administrowanie materiałami reklamowymi,
– Zamawianie pieczęci Spółki oraz prowadzenie ich ewidencji, -Nadzorowanie i odbiór korespondencji pocztowej,
– Przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
