Dział HR to nic innego, jak Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi, który określany jest również, jako Dział Personalny bądź z języka angielskiego, jako Dział Human Resources. Odmiennie mówi się również o zarządzaniu zasobami ludzkimi. Sięgając do genezy ów definicji, można mówić o dwojakim rozumieniu tego wyrażenia. W pierwotnym rozumieniu zasoby ludzkie to pojęcie wywodzące się z nauk społecznych, które wpisywane jest w klasyczną szkołę ekonomii. Oznacza zatem pracę, czyli siłę roboczą stanowiącą jeden z trzech środków produkcji. Bardziej powszechnym i obecnie stosowanym pojęciem jest definiowanie zasobów ludzkich, jako zarządzania. W tym ujęciu mamy na myśli indywidualnych pracowników, jak i dział organizacji, w zakres którego wchodzą zadania, takie jak rekrutacja, szkolenie, motywowanie, a także polityka personalna obejmująca zwalnianie pracowników.
Poszczególne zadania działu HR mogą nieco się różnić od siebie, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, a przede wszystkim branży, w jakiej ów działa. Pośród ogólnych zadań niezbędnych do realizacji coraz częściej jednak pojawia się kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa, prowadzenie dokumentacji pracowniczej i rozliczeń, jak i sporządzanie dokumentacji obejmującej przebieg zatrudnienia, naliczanie wynagrodzeń, realizacja innych świadczeń oraz współpracę z pozostałym działami danej organizacji.
Zarządzanie zasobami ludzkimi skupia się na najcenniejszym kapitale każdej organizacji, jaki stanowią ludzie. Musi zatem operować metodą kierowania, którą cechuje jednorodność, spójność, a także dostosowanie odpowiedniej strategii.
W zależności od zadań powierzonych pracownikom działu HR, wyróżnia się HR miękki oraz twardy.
W zakres twardego HR-u wchodzą wszelkiego rodzaju działania administracyjno-płacowe związane z kadrami. Ścisła kontrola nad sprawami pracowniczymi. Nie tylko ze względów formalnych, ale także uwzględniając obowiązujące przepisy prawa cywilnego, jak i prawa pracy. Do tego dochodzi obsługa oprogramowania administracyjnego. Ze względu na nieustannie zmieniające się przepisy i wprowadzane aktualizacje, twardy HR wymaga ciągłego rozwoju.
W zakresie miękkiego HR-u znajdujemy natomiast wszelkiego rodzaju działania, które ukierunkowane są na wysoką jakość kadry zatrudnianej w danym przedsiębiorstwie. Pośród zadań znajdziemy procesy selekcji i rekrutacji, analizę potrzeb szkoleniowych oraz dbałość o nieustanny rozwój pracowników. Do tego praca nad motywacją, czyli tworzenie systemów oraz dobór takich metod, które poprzez motywowanie pracowników podnoszą efektywność ich pracy. Równie istotnym zadaniem jest wspólna praca wraz z zarządem firmy owocująca opracowywaniem strategii gwarantujących maksymalne wykorzystanie potencjału wszystkich pracowników.
W zależności od wielkości danego przedsiębiorstwa, HR twardy oraz miękki może być realizowany praktycznie przez dowolną liczbę wyspecjalizowanych jednostek. Te ostatnie zostają zorganizowane w ramach tworzenia zespołu zarządzania zasobami ludzkimi.
W zależności od tego, w jaki sposób prowadzone są działania w danym przedsiębiorstwie, można mówić o czterech podstawowych modelach:
- model pasywny – w tym wypadku jedna osoba dopełnia obowiązki pracodawcy, które wynikają z prawa pracy;
- model reaktywny – wychodzi on poza ramy dość sztywnego i jednorodnego modelu pasywnego, ponieważ wiąże się z reagowaniem na zaistniałe sytuacje. Staje się zatem modelem bazującym na pasywnym i uzupełnionym o zadania reagowania, ale bez tworzenia strategii i wychodzenia z inicjatywą, co w tym wypadku stanowi jego minus. Obowiązki wypełnia już nie jedna osoba, ale szereg pracowników współpracujących z innymi działami przedsiębiorstwa;
- model aktywny – wykonuje zadanie obejmujące uprzednio wymienione modele, przy czym wychodzi naprzeciw pracownikom, jak i działa strategicznie. Stara się maksymalnie wykorzystać potencjał zatrudnionych pracowników i dokonywać modyfikacji, które mają usprawniać, ulepszać, podnosić efektywność i minimalizować ewentualne straty;
- model proaktywny – największa różnica w tym modelu polega na tym, że dział personalny nie jest już tylko oddzielną jednostką. Kierownik działu poza podstawowymi zadaniami i nałożonymi na niego obowiązkami staje się jednocześnie biznesmenem, ekonomistą. Nierzadko jest jednym z udziałowców przedsiębiorstwa, dzięki czemu mając na uwadze dobro ogółu, jest w stanie efektywniej planować działania względem podległej mu jednostki.
