Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego, którego nie ma prawa się zrzec. Jest on udzielany corocznie, w wybranym terminie, w postaci dni wolnych. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi odpowiednio 20 dni roboczych dla pracowników, którzy zatrudnieni są krócej niż 10 lat oraz 26 dni roboczych dla pracowników zatrudnionych ponad 10 lat.
Osobom pracującym w niepełnym wymiarze godzin również przysługuje urlop wypoczynkowy ustalany proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy lub wypowiedzenia umowy, pracownikom, którzy nie wykorzystali przysługującego urlopu wypoczynkowego, należy się świadczenie w postaci ekwiwalentu.
Ekwiwalent za urlop określony jest rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku. Suma ekwiwalentu wynosi równowartość niewykorzystanego częściowo lub w całości urlopu wypoczynkowego. Wypłacany jest, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana lub gdy stosunek pracy wygasa, a odnosi się nie tylko do zaległego urlopu za rok bieżący, ale także z lat poprzednich.
Należy zaznaczyć, że nie jest możliwe wypłacenie ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy – urlop może być wówczas wykorzystany jedynie w postaci udzielenia dni wolnych. Wysokość świadczenia obliczana jest na podstawie comiesięcznego wynagrodzenia zasadniczego i dotyczy roku, za który ekwiwalent przysługuje. Do obliczenia kwoty ekwiwalentu dodaje się także inne części składowe wynagrodzenia, takie jak prowizje, premie czy wypracowane godziny nadliczbowe. Okres, za jaki brane są pod uwagę powyższe składniki określa się w zależności od okresu nabycia prawa do ekwiwalentu (np. miesiąc, w którym pracownik nabywa prawo do wypłaty świadczenia).
By skalkulować jego całkowitą wysokość, należy wyliczyć sumę za 1 godzinę pracy, a następnie pomnożyć ją przez ilość godzin zaległego urlopu. Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić niezwłoczne po ustaniu stosunku pracy, najczęściej jest to ostatni dzień zatrudnienia – dopiero wówczas pracownik nabywa do niego prawo i uzyskuje możliwość otrzymania świadczenia. Ekwiwalent jest wypłacany również w przypadku, gdy stosunek pracy ustaje z powodu śmierci pracownika – prawo do świadczenia przejmuje wówczas małżonek lub osoby, którym należy się renta rodzinna po zmarłym pracowniku.
Ekwiwalent nie zostaje wypłacony w przypadku, gdy strony zdecydują o wykorzystaniu zaległego urlopu przez pracownika po zawarciu kolejnej umowy, po wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Umowa musi być zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej z tym samym pracodawcą, pracownik musi wykorzystać zaległy urlop podczas jej trwania a urlop powinien zostać udzielony w postaci dni wolnych. Takie rozwiązanie możliwe jest jednak wyłącznie po porozumieniu obu stron w tej kwestii, a pracodawca nie ma prawa narzucania takiego rozstrzygnięcia pracownikowi. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w każdym przypadku spoczywa w całości na pracodawcy.
