Sposobów oszczędzania na podróży służbowej jest wiele. Jednym z najbardziej istotnych jest korzystna wymiana walut, a tej najlepiej dokonywać w internetowym kantorze. Może to przynieść oszczędności sięgające nawet 10%!
Pracownikowi, który udaje się w podróż służbową przysługuje dieta w wysokości przeważnie od 40 do 60 euro oraz zwrot kosztów noclegu, mniej więcej w zakresie 120-200 euro. Stawki różnią się w zależności od kraju i zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Oto zestawienie prezentujące stawki diet i limitu kosztów noclegu w 50 wybranych krajach:
Oszczędności na podróży służbowej z punktu widzenia menadżera
Pierwszych oszczędności na podróży służbowej można szukać przy rezerwacji hotelu. Limity na nocleg mają charakter ograniczenia górnej kwoty wydatków na ten cel. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wybrać hotel tańszy. Nie chodzi oczywiście o to, by pracownika umieścić w warunkach urągających jego godności. Promocje i atrakcyjne cenowo oferty trafiają się nawet w bardzo dobrych hotelach. Warto więc szukać dla pracownika noclegów za pośrednictwem specjalnych internetowych wyszukiwarek i porównywarek. Pozwalają one nie tylko znaleźć hotele w danej lokalizacji w konkretnej cenie, ale również zarezerwować nocleg w wybranym hotelu za pośrednictwem najtańszego portalu. Jeżeli natomiast podróże służbowe pracowników do danego miejsca mają charakter regularny, warto pomyśleć o negocjacji stałej, korzystnej umowy z konkretnym hotelem lub wynajęciu apartamentu w okolicy.
Kolejnym sposobem na oszczędności jest zapewnienie pracownikowi pełnego wyżywienia, co pozwoli zredukować wypłacaną mu dietę nawet o 75%. Rozwiązanie to ma oczywiście dobre i złe strony. Wiele osób podczas podróży służbowej woli nieco zaoszczędzić na posiłkach i większą część diety zachować na inne cele. Z drugiej strony pełne wyżywienie, o ile stoi na właściwym poziomie, zapewnia codzienny spokój. Pracownik koncentruje się bowiem na pracy, a po niej na odpoczynku, a nie na szukaniu restauracji.
Oszczędności na podróży służbowej z punktu widzenia pracownika
Z punktu widzenia pracownika oszczędności na noclegu nie mają większego znaczenia. I tak rozlicza się on z pracodawcą na podstawie faktury wystawionej przez hotel. Otrzyma on więc zwrot dokładnie takich wydatków, jakie poniósł, o ile oczywiście mieszą się w przepisowych limitach.
Dużo bardziej atrakcyjnie przedstawia się zaś sprawa diety, która nie jest rozliczana na podstawie rachunków. W dodatku jest ona należna pracownikowi, bez względu na to, na co zamierza ją wydać. Kwota pomiędzy 40 a 60 euro dziennie raczej nie wystarczy, żeby zjeść 3 obfite posiłki w restauracjach. Pamiętajmy, że w ramach diety pracownik chce też opłacać inne wydatki np. bilet na metro czy płatne toalety. Jeżeli jednak pracownik zamierza w restauracji jeść jedynie obiad, a śniadanie i kolację przygotowywać we własnym zakresie, z diety może zaoszczędzić nawet połowę. Przy tygodniowym wyjeździe może dać to niebagatelną sumę nawet ponad 100 euro.
Oszczędności dla menadżera i pracownika
Jest jeden element, który łączy wszystkie opisane wyżej oszczędności. Są one dokonywane w walucie kraju, do którego odbywa się podróż służbowa. To w tej walucie ostatecznie opłacany jest hotel i przysługująca pracownikowi dieta. To ta waluta zostanie także w kieszeni pracownika, jeżeli uda mu się poczynić oszczędności na diecie. Oznacza to, że w interesie zarówno menadżera jak i pracownika jest to, by wymieniać walutę po korzystnym kursie. Najlepiej oczywiście jest tego dokonać w internetowym kantorze, np. kantoronline.pl
Kantor internetowy oferuje wyższe ceny skupu walut i niższe ceny sprzedaży niż tradycyjne kantory. Całej operacji można także dokonać znacznie szybciej, niż wybierając się do banku. Od transakcji nie płacimy też żadnych prowizji czy opłat np. za przelewy ekspresowe, za pośrednictwem których środki wędrują między rachunkami. Oczywiście warunkiem skorzystania z internetowego kantoru jest posiadanie konta złotówkowego i walutowego. Rachunki takie w większości banków są jednak prowadzone bezpłatnie lub za symboliczne opłaty.
