Karta zasiłkowa jest sposobem na dokumentowanie wypłaty świadczenia z ubezpieczenia społecznego, w razie choroby lub macierzyństwa, które otrzymują pracownicy, od płatnika składek ich zatrudniającego. Każdy pracodawca wypłacający swoim pracownikom zasiłki chorobowe jest zobowiązany do ewidencjonowania realizacji tego typu czynności. Rejestrowanie ów wedle karty zasiłkowej wynika z paragrafu 23 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej, w zakresie określania dowodów stanowiących podstawę przyznania oraz wypłaty zasiłków. Prawo do zasiłków, ich wysokość ustalają, jak i wypłacają ci płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczeniach chorobowego powyżej dwudziestu ubezpieczonych.
Wedle rozporządzenia występują dwie możliwości obejmujące dokonywanie wypłat zasiłków, które następują na podstawie:
listy wypłat wynagrodzeń,
listy płatniczej zasiłków z ubezpieczenia społecznego w przypadku choroby oraz macierzyństwa, która zostaje sporządzona na druku ZUS-19.
Karta zasiłkowa jest jednakowa dla wszystkich zakładów pracy niezależnie od tego, w jakiej formie dokonują ów wypłaty zasiłków. Wzór karty zasiłkowej to druk ZUS-Z 17, który znajduje się w załącznikach do rozporządzenia.
Karta zasiłkowa musi być prowadzona dla każdej osoby oddzielnie, zawiera bowiem indywidualny wykaz świadczeń chorobowych, z jakich korzysta ubezpieczony. W pierwszej części karty zasiłkowej znajdujemy dane, takie jak:
dane identyfikacyjne ubezpieczonego – imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, NIP. W przypadku braku nadania któregoś z uprzednio wymienionych numerów bądź obydwu, podaje się serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
data ustania poprzedniego ubezpieczenia chorobowego,
data aktualnego zatrudnienia oraz zwolnienia.
Znajdujemy tu również miejsce na uwagi płatnika. Dokument winien zostać podpisany i opatrzony stosowną datą.
Aby w odpowiedni sposób rejestrować wypłacane świadczenia, formularz zawiera specjalnie skonstruowaną tabelę, w której kolumnach odpowiednio powinny znaleźć się:
numer listy wypłat,
data oraz numer pozycji w uprzednio wymienionej liście,
kwota dziennego zasiłku oraz zasiłku brutto,
przypis podatku,
kwota zaliczki potrąconej na podatek,
zasiłek netto.
W kolejnych kolumnach swoje miejsce znajdują informacje odnośnie rodzaju i procentu zasiłku, kodu literowego, który znalazł się na zwolnieniu lekarskim, wynagrodzenia bądź przychodu, który został przyjęty do obliczenia zasiłku.
W ostatniej kolumnie dokonuje się sumowania liczby dni, za które zostało wypłacone świadczenie.
Zakładowa dokumentacja przewiduje możliwość opracowania dokumentu elektronicznie, przy czym musi on zawierać wszystkie elementy, które swoje miejsce znalazły w druku ZUS-Z 17.
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji zasiłkowej pozwala między innymi określić czy ubezpieczonego obowiązuje okres wyczekiwania na zasiłek, a także pozwala sumować poszczególne okresy niezdolności do pracy zaliczane do tego samego okresu zasiłkowego, co w efekcie końcowym pozwala dokładnie określić datę wyczerpania się okresu zasiłkowego.
Firma zgłaszająca do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób nie ma obowiązku prowadzić ewidencji wypłat zasiłków, przy czym może skorzystać z dostępnego formularza, dzięki czemu w przejrzysty sposób ewidencjonuje okresy pobierania wynagrodzenia dla danego pracownika, jak i ma szansę monitorować okresy jego niezdolności do pracy wraz z przyczynami.
Formularz ZUS-Z 17 można znaleźć pod poniższym linkiem: http://e-inspektorat.zus.pl/pliki/formularze/z_17.pdf
