Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego w wymiarze uzależnionym od okresu zatrudnienia.
Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym pracownik powinien wykorzystać najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Za przestrzeganie tego terminu odpowiada pracodawca i jeżeli nie dopilnuje pracownika, aby wykorzystał urlop terminowo grozi mu kara nawet do 30 tys. zł
.
Zdarzają się sytuacje wyjątkowe, w których pracownik nie mógł wykorzystać urlopu w określonym czasie np. z powodu długotrwałej choroby.
Urlop musi być wykorzystany w naturze, co oznacza, że pracownik nie ma możliwości zamiany go na wynagrodzenie, nie może się również zrzec urlopu. W praktyce oznacza to, że na zaległy urlop pracodawca może wysłać podwładnego nawet, gdy ten nie wyraża zgody.
Jedyną sytuacją, w której pracownik może otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop jest rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę. Uregulowanie prawne dotyczące ekwiwalentu pieniężnego zawiera art. 171 Kodeksu Pracy. Ekwiwalent przysługuje zarówno za urlop bieżący jak i zaległy i ustalany jest proporcjonalnie do ilości przepracowanych miesięcy w roku. Jeżeli w okresie wypowiedzenia pracodawca udzieli pracownikowi urlopu, ten ma obowiązek go wykorzystać, w pierwszej kolejności pracownik wykorzystuje urlop zaległy, a następnie aktualny.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop zależy od wynagrodzenia pracownika i od współczynnika urlopowego, który jest ustalany odrębnie każdego roku.
Art. 171§3 Kodeksu Pracy określa również sytuację, w której pracownik nie musi wykorzystywać przysługującego mu urlopu i nie otrzyma też z tego tytułu pieniędzy. Pracownik i pracodawca mogą postanowić o przeniesieniu niewykorzystanego urlopu na kolejną umowę o pracę, jeżeli jest ona zawarta z tym samym pracodawcą i bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.
W sytuacji gdy pracownik będzie pracował u innego pracodawcy, pomiędzy zakładami pracy musi zostać zawarte porozumienie, mówiące o przejęciu przez nowego pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu, do którego nabył prawo w poprzedniej firmie. Zapis o takim rozwiązaniu należy wyraźnie umieścić w świadectwie pracy, a obie strony muszą wyrazić na to zgodę.
Ważną kwestią jest fakt, że urlop wypoczynkowy ulega przedawnieniu po upływie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Przedawnienie uniemożliwia dochodzenia roszczenia przed sądem pracy. Termin 3 lat jest bezwzględnie obowiązujący i nie może być skracany ani wydłużany. Pracownik mógłby dochodzić swojego prawa do urlopu po upływie terminu przedawnienia tylko wtedy, jeżeli pracodawca zrzekł się korzystania z przedawnienia.
