Do wyrażenia odpowiedzialności materialnej pracownika potrzebne jest podpisanie odpowiednich dokumentów. Jeżeli taka informacja nie będzie zawarta w papierach, pracodawca bez jakichkolwiek dowodów, nie ma prawa potrącać żadnej kwoty z wynagrodzenia pracownika.
Szkody mienia
Wszelkie szkody wyrządzone w mieniu pracodawcy są określone w przepisach prawa pracy. Pracownik odpowiada za szkodę wtedy, gdy z własnej winy nie wypełni swoich obowiązków. Do pracodawcy natomiast należy obowiązek wykazania, że zatrudniony odpowiada za szkodę i wykazania jej wysokości. Gdy szkodę wyrządzi kilku zatrudnionych, wtedy każdy z osobna odpowiada za nią w stopniu, w jakim w niej uczestniczył. Jeżeli tego nie da się ustalić, wówczas wszyscy odpowiadają za szkodę po równo.
Kwota za poniesioną szkodę
Kwota za poniesioną szkodę jest równa równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia, jaka należy się pracownikowi w dniu zawinienia, wykluczając szkodę wyrządzoną specjalnie, za którą pracownik musiałby zapłacić w całości.
Obowiązek zwrotu przez pracownika lub rozliczenia się z pracodawcą
Inne przepisy z kolei mówią o odpowiedzialności w momencie, gdy pracownikowi powierza się mienie pracodawcy, gdzie do zadania zatrudnionego należy rozliczenie się lub zwrot. Do tego typu sytuacji zalicza się powierzenie pracownikowi komputera, samochodu służbowego, czy też powierzenie funkcji kierowniczej osobie, która jest odpowiedzialna za stan pieniędzy, czy materiału. Ważne jest, by mienie zostało ściśle określone.
Zgoda zatrudnionego może wynikać również z samej treści umowy o pracę, jaką na przykład jest kasjer. Z użytkowania mienia, jak na przykład korzystanie z samochodu, jako dostawca również mówi samo za siebie. Odpowiedzialność może być również wyrażona w formie pisemnej, np. w formie umowy o odpowiedzialności materialnej.
Użytkowane mienie może być powierzone także kilku pracownikom w tym samym czasie dzięki przyjęcia przez nich wspólnej odpowiedzialności materialnej. W tym przypadku należy zawrzeć umowę w formie pisemnej. Wtedy pracownicy biorą odpowiedzialność w częściach. Jeżeli dojdzie do ustalenia, że szkodę spowodowano w całości bądź w części tylko przez niektórych pracowników, wtedy tylko ci ponoszą odpowiedzialność.
Wspólna odpowiedzialność materialna
Gdy pracownik podpisze z pracodawcą umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej, pracownik ma prawo odstąpić pisemnie od umowy z zachowaniem 14 dniowego okresu wypowiedzenia. Może również odstąpić od niej na zasadach ujętych w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Pracodawca w takiej chwili, gdzie pracownik rezygnuje z umowy o odpowiedzialności materialnej, nie widzi profitów w dalszym zatrudnianiu, w szczególności, gdy praca dotyczy sprawowania kontroli nad ściśle określonym mieniem. Ewentualne szkody wówczas musi pokryć pracodawca.
W sytuacji uszkodzenia czy zniszczenia mienia, na pracodawcę czeka mnóstwo czynności, które będą prowadzić do ustalenia osób, które były odpowiedzialne za to oraz do określenia stopnia ich zawinienia. Podczas takich sytuacji pracodawca niekoniecznie jest zainteresowany dalszą współpracą z takim pracownikiem.
