Świadczenie urlopowe jest alternatywnym rozwiązaniem dla świadczeń z ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Mają one miejsce w przypadku przedsiębiorstw, które nie są zobligowane do utworzenia ZFŚS. Przysługuje ono raz w ciągu roku każdemu pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego przez okres minimum 14 dni kalendarzowych.
Świadczenie takie wypłacane jest przez pracodawcę, który nie podjął decyzji o utworzeniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a jednocześnie według stanu na dzień 1.01 bieżącego roku zatrudnia mniej niż 20 pracowników na cały etat. Pracodawca, który założył ZFŚS nie ma obowiązku wypłacania świadczenia urlopowego, w jego miejsce pojawia się np. dofinansowanie do wypoczynku („wczasy pod gruszą”).
Pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1.01 bieżącego roku mniej niż 20 pracowników na cały etap ma prawo utworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenie dobrowolnie. Może jednak z tego zrezygnować jeśli spełni wymogi formalne wymienione w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Nie dotyczy to jednak pracodawców należących do sfery budżetowej. W ich przypadku utworzenie ZFŚŚ jest obowiązkowe, bez względu na stan zatrudnienia.
Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 osób na cały etap, ale ogółem ponad 20 pracowników w celu zwolnienia się z obowiązku tworzenia funduszu lub wypłaty świadczenia urlopowego musi zawrzeć stosowne postanowienie w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie nagradzania. Dokument ten powinien być uzgodniony z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników, jeśli takiej organizacji nie ma. Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 osób i nieposiadający układu zbiorowego pracy nie musi wydawać regulaminu wynagradzania. Ogłasza więc w styczniu bieżącego roku w wybrany sposób swoje postanowienie o rezygnacji z ZFŚS oraz wypłacania świadczenia urlopowego. Oświadczenie jest ważne jedynie w tym roku kalendarzowym i powinno być corocznie odnawiane w terminie do końca stycznia. Jeśli pracodawca tego nie uczyni jest zobowiązany do wypłacenia świadczenia urlopowego w danym roku.
Wypłata świadczenie powinna mieć miejsce najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowe. Pracownik w ciągu jednego roku może otrzymać dwa świadczenia od różnych pracodawców. Ma to miejsce w sytuacji, gdy otrzyma świadczenie, a później rozwiąże umowę o pracę. Może wówczas skorzystać z kolejnego świadczenia urlopowego u nowego pracodawcy, pod warunkiem, że wykorzysta następne 14 dni kalendarzowych urlopu. Podobnie jest jeśli pracownik zatrudniony jest jednocześnie u dwóch pracodawców.
Świadczenie urlopowe nie podlega powszechnej składce na ubezpieczenie społeczne. To przychód pracownika i koszt uzyskania przychodu pracodawcy. W przypadku prowadzenia przez pracodawcę ZFŚS koszt uzyskania przychodu to odpis na fundusz, a nie wypłaty z niego. Wolne od podatku są natomiast wypłaty dofinansowania do wypoczynku („wczasy pod gruszą”), pod warunkiem, że nie przekroczą w skali roku 380 zł.
