Umowa na zastępstwo zawierana jest w przypadku choroby, urlopu bądź innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika. To dla pracodawcy rozwiązanie korzystne, gdyż pozwala mu to na zachowanie ciągłości pracy w swoim przedsiębiorstwie. Na początku 2016 roku weszły w życie nowe przepisy, na mocy których umowa na zastępstwo nie jest już uznawana za podtyp umowy o pracę na czas określony.
Osoba, która zastępuje pracownika powinna zostać zatrudniona na takim samym stanowisku jak zastępowany pracownik, a także wykonywać ten sam rodzaj pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy w treści umowy o pracę muszą znaleźć się takie informacje jak oznaczenie stron umowy, rodzaj umowy, data jej zawarcia, warunki pracy oraz:
- rodzaj wykonywanej pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wymiar czasu pracy,
- wynagrodzenie za pracę z wyszczególnieniem jego składników,
- termin rozpoczęcia pracy.
Pracodawca ma prawo do określenia terminu trwania umowy. Może być on krótszy niż przewidywany okres nieobecności pracownika. W razie potrzeby można podpisać bowiem kolejną umowę na zastępstwo. Od lutego 2016 roku prawo nie ogranicza liczby zawieranych umów na zastępstwo.
Pracodawca podczas zatrudniania pracownika na zastępstwo musi wskazać czas trwania tego stosunku pracy. Niekiedy z uwagi na różne okoliczności nie można jednoznacznie wskazać konkretnej daty powrotu pracownika do pracy. Jest to szczególnie trudne w przypadku zwolnienia chorobowego. Wówczas najlepszym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie na zastępstwo, iż stosunek pracy zawierany zostaje na czas nieobecności zastępowanego pracownika, ale bez wskazania konkretnej daty. W celu wskazania terminu zakończenia umowy warto w jej treści zawrzeć zapis, że obowiązuje ona do momentu do pracy zastępowanego pracownika. Można posłużyć się w tej sytuacji także personaliami osoby zastępowanej.
Według Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zawarcie w umowie na zastępstwo danych osobowych zastępowanego pracownika nie jest sprzecznie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych. Jednak pracodawca powinien wskazań konieczność działania tego typu. Ustawa o ochronie danych osobowych stosowana jest bowiem tylko w zakresie nieuregulowanym w obowiązującym Kodeksie pracy.
W sytuacji gdy zastępowany pracownik przebywa przez długi czas na zwolnieniu chorobowym, pracodawca podczas podpisywania umowy na zastępstwo, może rozważyć także możliwość rozwiązania z nim umowy o pracę. Ma do tego prawo na podstawie art. 53 kodeksu pracy – rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niezawinionych. W umowie na zastępstwo powinien znaleźć się wówczas odpowiedni termin. Z kolei w przypadku śmierci osoby zastępowanej umowa o pracę na zastępstwo wygasa wraz z dniem śmierci pracownika (art. 63 kodeksu pracy).
Obie strony umowy mogą rozwiązać umowę o pracę na zastępstwo przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika. Można tego dokonać:
- za porozumieniem stron przez cały czas trwania umowy,
- za wypowiedzeniem przed końcem umowy,
- bez wypowiedzenia z winy pracodawcy lub pracownika.
