Urlop proporcjonalny to sposób obliczania należnego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Urlop w sposób proporcjonalny oblicza się w szczególnych przypadkach. Pracownikowi pełnoetatowemu przysługuje w zależności od lat pracy, 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Jeżeli jednak pracownik nie pracuje na cały etat lub rozpoczął stosunek pracy u nowego pracodawcy, należy obliczyć urlop w sposób proporcjonalny.
Urlop proporcjonalny stosuje się również, jeżeli pracownik powraca do pracy po dłuższej przerwie, która trwała ponad miesiąc. Zalicza się do niej urlop bezpłatny, służbę wojskową, areszt, urlop wychowawczy, nieusprawiedliwioną nieobecności w pracy lub powrót po odbyciu kary pozbawienia wolności.
Za każdy przepracowany miesiąc kalendarzowy, pracownikowi przysługuje 1/12 wymiaru urlopu. Urlop przysługuje za każdy rozpoczęty miesiąc pracy, nawet jeśli jest niepełny. Jeżeli pracownik straci pracę u dotychczasowego pracodawcy i nawiąże pracę u kolejnego pracodawcy w tym samym miesiącu kalendarzowym, to urlop za ten miesiąc zostanie do rozliczenia z poprzednim pracodawcą. Jeżeli w danym roku kalendarzowym, pracownik jeszcze nie pracował, a rozpoczyna stosunek pracy to również należy skorzystać z urlopu proporcjonalnego. W tym przypadku pracownikowi przysługiwać będzie tylko urlop od miesiąca w którym rozpoczął stosunek pracy, a nie od początku roku kalendarzowego. Przykład: Pracownik w danym roku kalendarzowym jeszcze nie pracował, rozpoczyna pracę od 20 czerwca. Pracownikowi w takiej sytuacji przysługuje urlop za przepracowane miesiące począwszy od czerwca. Jeżeli przepracuje u tego pracodawcy do końca roku kalendarzowego, to będzie mu przysługiwać urlop za okres sześciu miesięcy. W podanej sytuacji pomocne będzie obliczenie urlopu proporcjonalnego. Urlop taki będzie wynosił w tym przypadku zależnie od stażu, 10 lub 13 dni, jeżeli pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy.
Istotne jest to, że podczas obliczania urlopu w sposób proporcjonalny, suma dni urlopu nie może w ciągu roku kalendarzowego przekroczyć maksymalnego wymiaru. Został on określony w Kodeksie Pracy i wynosi 20 lub 26 dni przy pracy w pełnym wymiarze czasu.
Istnieją sytuacje w których pomimo wyliczeniu urlopu proporcjonalnego, pracodawca nie może go do końca zastosować. Przykładem jest sytuacja gdy pracownik, któremu przysługuje 20 dni urlopu, do połowy maja wykorzystał 15 dni. W takiej sytuacji pozostały urlop do końca roku wynosi 5 dni. Pracownik z powodu aresztu nie pracował od końca maja do połowy grudnia. W takim przypadku pracodawca powinien obliczyć urlop proporcjonalny i w związku z tym pracownikowi w ciągu roku powinno przysługiwać tylko 10 dni urlopu. Wykorzystał 15 dni, czyli o 5 dni za dużo. W tym przypadku nie da się cofnąć dni wykorzystanego urlopu, a wymiar przysługującego urlopu można obniżyć tylko o pięć pozostałych dni. W takiej sytuacji udzielenie urlopu w wymiarze wyższym niż proporcjonalny jest pozytywne dla pracownika ale ryzykiem pracodawcy.
Jeżeli pracownik pracuje np. na ½ etatu powinno się obliczyć urlop proporcjonalny. W tym przypadku pracownikowi zależnie od stażu pracy przysługuje 10 lub 13 dni urlopu do wykorzystania, za przepracowanie całego roku kalendarzowego. Tak kolejno, zależnie od wymiaru etatu należy obliczać przysługujący pracownikom urlop proporcjonalny.
Urlop proporcjonalny jest rozwiązaniem, które pozwala na prawidłowe obliczenie wymiaru urlopu jaki przysługuje pracownikom pracującym w różnych wymiarach czasu pracy.
