Pracownik administracyjny koordynuje wszelkie czynności związane z bezusterkowym funkcjonowaniem biura.
Do zadań pracownika administracyjnego należą:
– bieżąca obsługa sekretariatu pod względem administracyjnym,
– prowadzenie rejestru pism przychodzących i wychodzących – nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
– prowadzenie dokumentacji kancelaryjnej,
– prowadzenie korespondencji z partnerami zagranicznymi,
– ewidencja akt osobowych pracowników – prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników,
– przygotowanie raportów personalnych,
– ewidencja czasu pracy i zatrudnienia, naliczanie list płac,
– wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu,
– przygotowanie dokumentów do ZUS,
– współpraca z biurem rachunkowym – sporządzanie dokumentów finansowych dla księgowości zgodnie z procedurami,
– przygotowanie raportów kasowych,
– prowadzenie kalendarza spotkań,
– organizowanie delegacji i wyjazdów służbowych – krajowych i zagranicznych,
– przygotowanie narad, konferencji, spotkań pod względem obsługi technicznej – zapewnienie niezbędnych dokumentów, materiałów, zawiadomienie uczestników, zorganizowanie poczęstunku,
– sporządzanie protokołów i sprawozdań z posiedzeń,
– obsługa kontrahentów firmy,
– udostępnianie dokumentów klientom wewnętrznym i zewnętrznym,
– przygotowanie wstępnych pism, sprawozdań dla Zarządu,
– udzielanie informacji pracownikom oraz interesantom,
– wsparcie przy koordynacji kontraktów,
– pośredniczenie w przekazywaniu informacji pomiędzy działami oraz pomiędzy pracownikami a dyrekcją,
– dbanie o sprawny przepływ informacji w przedsiębiorstwie,
– reprezentowanie firmy na zewnątrz – dbanie o dobry wizerunek firmy,
– obsługa urządzeń biurowych – telefon, komputer, fax, kopiarka,
– archiwizacja i przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
– współpraca z pracownikiem gospodarczym,
– organizowanie prac związanych z konserwacją sprzętu, urządzeń,
– nadzór nad zaopatrzeniem sekretariatu w niezbędne materiały oraz artykuły biurowe,
– kontrola i analizowanie stanu zapasów.
