Stanowisko sekretarki istnieje niemal w każdej firmie, gdyż pełni ono kluczową rolę w zarządzaniu całym przedsiębiorstwem, a zwłaszcza jego stroną administracyjną. Osoba pełniąca tę funkcję stanowi istotne wsparcie dla kadry zarządzającej firmą, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i wizerunkowym.
Zakres obowiązków sekretarki może się różnić w poszczególnych firmach, jednak ogólnie do jej zadań należy:
1) Prowadzenie sekretariatu
• Obsługa korespondencji przychodzącej do firmy i wychodzącej,
• Segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie firmy,
• Obsługa firmowej poczty elektronicznej,
• Redagowanie pism,
• Drukowanie, kopiowanie, faksowanie i kompletowanie dokumentów.
2) Reprezentowanie firmy
• Przyjmowanie interesantów (z zewnątrz i z wewnątrz firmy),
• Odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów,
• Organizacja zebrań, konferencji oraz spotkań służbowych przełożonego,
• Serwowanie poczęstunku dla gości firmy, organizacja cateringu.
3) Wsparcie przełożonego
• Prowadzenie terminarza spotkań i zadań przełożonego,
• Umawianie spotkań przełożonego,
• Organizacja wyjazdów służbowych przełożonego (bukowanie biletów lotniczych, rezerwacja hoteli, wynajem samochodu itp.),
• Sporządzanie raportów i protokołów na potrzeby przełożonego,
• Przygotowywanie dokumentów i materiałów dla szefa.
4) Pozostałe zadania związane z prowadzeniem biura
• Zaopatrywanie biura w materiały biurowe,
• Zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze (kawa, herbata, woda mineralna),
• Dbałość o porządek w biurze i gabinecie przełożonego.
Szeroki zakres zadań, jakie musi realizować sekretarka wymaga od kandydatki na to stanowisko konkretnych umiejętności i wiedzy, z których najbardziej pożądanymi są:
• Wykształcenie wyższe,
• Znajomość języków obcych,
• Umiejętność posługiwania się najważniejszymi urządzeniami biurowymi,
• Doskonała znajomość komputerowych pakietów biurowych,
• Umiejętność redagowania pism i szybkiego pisania na klawiaturze,
• Dobra organizacja pracy,
• Terminowość,
• Komunikatywność,
• Wysoka kultura osobista.
