Akta osobowe należą do najważniejszych dokumentów w firmie, a ich prowadzenie – do podstawowych obowiązków pracodawcy względem pracownika. Do tej pory okres przechowywania dokumentów takich, jak akta osobowe czy listy płac wynosił 50 lat. Co się zmieniło w 2019 r.?
E-akta i przechowywanie akt osobowych
Od stycznia 2019 obowiązują nowe przepisy, które skracają okres przechowywania akt pracowników i zleceniobiorców z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązana została umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna.
Wszystkim pracownikom i zleceniobiorcom, którzy po raz pierwszy zostali zatrudnieni w firmie w okresie od początku 1999 do końca 2018, można skrócić okres przechowywania akt pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS:
- oświadczenie na druku OSW
- raport informacyjny na druku RIA.
Oświadczenie pracodawcy
OSW, to dokument będący dobrowolnym oświadczeniem o zamiarze przekazania raportów RIA. Można go złożyć w dowolnym terminie, ale też wycofać, pod warunkiem, że nie zostały już złożone żadne raporty RIA. Dokument ten będzie przekazywany poprzez program Płatnik.
Raporty informacyjne RIA
Do tej pory akta osobowe pracowników przechowywane były w celu późniejszego ich wykorzystania do obliczania podstawy emerytury. Obecnie, kiedy ZUS dysponuje już na bieżąco danymi dotyczącymi wynagrodzenia i składek przypisanych do konkretnej osoby i zaewidencjonowanych na jej osobistym koncie, logicznym staje się możliwość skrócenia przechowywania akt w zakładach pracy.
W zamian za to ZUS potrzebuje „tylko” raportów informacyjnych RIA wystawionych dla każdego pracownika, z okresem zatrudnienia w latach 1999-2018. W raportach tych mają się znaleźć wszystkie informacje, które od stycznia 2019 przekazywane są do ZUS w formie deklaracji miesięcznych wraz z raportami RCA, RSA i RPA oraz na druku wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.
Są to następujące dane:
- uzyskane przychody w latach 1999-2018, będące podstawą ustalenia emerytury,
- okresy pracy nauczycielskiej,
- okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- datę, tryb i podstawę prawną rozwiązania ostatniego stosunku pracy oraz informację z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie.
Wspomniana regulacja dotyczy jedynie okresów zamkniętych czyli lat 1999 do 2018. Akta pracownicze 2019 przechowywać można dalej przez okres 50 lat.
O czym informuje pracownika jego pracodawca
W przypadku skrócenia przechowywania akt osobowych 2019, pracodawca przekazuje pracownikowi:
- kopię przekazanego do ZUS druku RIA,
- pouczenie o skróconym terminie przechowywania akt, prawie i terminie do ich odbioru lub uzyskania kopii.
Dodatkowo, po złożeniu RIA, ZUS poinformuje ubezpieczonego o stanie zaewidencjonowanym na indywidualnym koncie pracownika.
Nowy Płatnik
Nowy program Płatnik, obsługujący dokumenty, związane z nowymi regulacjami prawnymi został udostępniony pod koniec stycznia 2019. Dodano w nim możliwość wypełniania druków takich, jak: OSW, RIA, RPA i zmodyfikowano deklarację DRA.
Co dalej z aktami pracowniczymi
Możliwość skrócenia przechowywania akt osobowych w 2019 została podyktowana względami ekonomicznymi. Niestety nie uwzględniono ogromu pracy, jaki muszą wykonać księgowe w związku z elektronizacją akt pracowniczych. Co prawda okres przygotowania potrzebnej dokumentacji wynosi rok od złożenia OSW, jednak w przypadku dużych zakładów pracy jest to niemal niewykonalne zadanie. Również małe firmy, gdzie zatrudniona jest jedna „płacówka” będą miały problem ze skompletowaniem dokumentacji w wymaganym terminie.
Wpis pokrewny: http://www.praca.fm/jak-nalezy-prowadzic-akta-osobowe-pracownika/
