Obowiązujące przepisy w jasny sposób precyzują to, kiedy szef ma prawo wręczyć swojemu pracownikowi wypowiedzenie w trybie dyscyplinarnym (art. 52 kodeksu pracy). Może to zrobić w sytuacji ciężkiego naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków. Jest to zresztą najczęstsza przyczyna rozwiązywania umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia.
W celu oceny czy przewinienie było ciężkie należy wziąć pod uwagę m.in. stopień winy pracownika, a także naruszenie interesów pracodawcy. Poza tym naruszenie obowiązków pracowniczych może mieć postać zaniechania lub działania. Zwykle dyscyplinarka grozi za niewykonanie polecenia służbowego, zniszczenie lub przywłaszczenie sobie mienia pracodawcy, spożywanie alkoholu w miejscu pracy czy niepojawienie się w miejscu pracy bez podania powodu.
Niekiedy przyczyną wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym jest również podjęcia przez pracownika działalności o charakterze konkurencyjnym wobec aktualnego pracodawcy. Poza tym dyscyplinarka jest możliwa jeśli pracownik w czasie trwania umowy o pracę popełnić przestępstwo uniemożliwiające mu dalsze zatrudnienie na danym stanowisku. Musi być to jednak przestępstwo stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu i dotyczy jedynie stanowisk, które wymagają zaświadczenia o niekaralności (nauczyciele, prokuratorzy, policjanci, sędziowie, pracownicy ochrony, agenci ubezpieczeniowi, komornicy czy detektywi). Pracownik może tez zostać zwolniony dyscyplinarnie jeśli z własnej winy stracił uprawnienia do wykonywania danego zawody np. kierowca prowadził pojazd pow wpływem alkoholu.
Co ciekawe, zwolnienie dyscyplinarne grozi nawet osobom, które podlegają szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem, a więc kobietom w ciąży oraz osobom w wieku przedemerytalnym. Zwolnienie tego rodzaju musi nastąpić w określonym czasie. Pracodawca ma miesiąc na wręczenie pracownikowi oświadczenia woli od momentu, kiedy dowiedział się o okolicznościach, które uzasadniają zwolnienie dyscyplinarne. Ma obowiązek spełnienia takich samych wymogów formalnych, jak w przypadku zwykłego rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wywodzenia. Oświadczenie musi być więc spisane na piśmie wraz z podaniem przyczyny zwolnienia. .
W sytuacji, jeśli w danej firmie działa związek zawodowy bądź pracownik, który ma zostać zwolniony dyscyplinarnie jest jego członkiem, pracodawca swoja decyzję powinien skonsultować najpierw ze związkiem. W razie jakichkolwiek zastrzeżeń co do zasadności decyzji pracodawcy, organizacja ma 3 dni na wyrażenie swojej opinii.
Osoba zwolniona w sposób dyscyplinarny musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami. Przede wszystkim trudno jest jej zazwyczaj znaleźć nową pracę. Wprawdzie nie trzeba o tym wspominać w CV, ale pracodawca uzyska taką informację ze świadectwa pracy. W dokumentach umieszczona zostaje bowiem informacja dlaczego i w jaki sposób pracownik rozstał się ze swoją poprzednią firmą. Co więcej taka informacje nie ulega przedawnieniu i nie znika z akt pracowniczych nawet po kilkunastu latach od momentu zwolnienia dyscyplinarnego.
